lunes, 11 de abril de 2011

1.2.1 Descripción del diagnóstico situacional:

1.1.1     Descripción del diagnóstico situacional:

            La prefectura de Iribarren como orientadora social para la prevención de faltas y procesamiento de denuncias y en especial énfasis a todo lo relacionado a la educación, salud, deporte, vivienda, cultura, seguridad ciudadana y ambiente, busca responder siempre con principios de justicia y equidad, en función de actuar en el marco de atribuciones legales y aplicaciones de medidas administrativas correspondiente a cada caso.

Esta institución perteneciente al estado Lara, cuenta con diferentes departamentos entre los cuales podemos mencionar: Recursos Humanos, despacho de la prefecta, audiencias, permisologías, actos conciliatorios entre otros, cada uno de ellos tiene su ocupación, es decir, se llevan a cabo actividades específicas que buscan satisfacer de manera favorable las necesidades que sean presentadas por los usuarios.

De igual forma la prefectura posee una unidad de información llamada archivo central, donde se mantienen registrados los expedientes de todos los asuntos relacionados a las denuncias efectuadas por las comunidades (invasiones, agresiones, violencia al género, problemas vecinales). Debido a la naturaleza de esta unidad está asignado un funcionario que no es especialista en el área pero es el encargado de archivar y resguardar cada expediente que es entregado por las otras dependencias, además se encarga de darle respuesta  a los usuarios que diariamente se dirigen al archivo a solicitar alguna información.

Mediante la técnica de observación estructurada que según Fidias Arias “es aquella que además de realizarse en correspondencia con unos objetivos, utiliza una guía diseñada previamente, en la que se especifican los elementos que serán observados” (P. 70), se pudo obtener información referente a los procesos que se efectúan en dicha unidad; para la aplicación de esta técnica se contó con la lista de cotejo, donde se muestra la presencia o ausencia de los aspectos necesarios para el buen labor del archivo.

            La lista de cotejo utilizada mostró características significativas para el desarrollo de este proyecto, ayudo a conocer el estado del espacio físico y de los mobiliarios, las medidas de prevención reglamentarias, la conservación y recuperación de los documentos y de manera oportuna revelo como se brinda información (oral o escrita) a los usuarios, la orientación y atención a todos los que hacen uso del archivo, el interés del funcionario a la hora de  satisfacer las necesidades o requerimientos de los usuarios. 

       Referente a este instrumento surgieron unas series de preguntas que conllevaron a la elaboración de una entrevista dirigida al funcionario encargado del archivo para conocer por medio de él las necesidades de estos usuarios, para esto se tomó en cuenta lo planteado por Mario Tamayo y Tamayo (1994), él dice que la entrevista “es la relación directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a través de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales” (P. 123)

En este sentido la entrevista ejecutada al jefe de la Unidad, permitió indagar sobre el promedio de usuarios que visita la Unidad semanalmente, como plantean su necesidad y los pasos que deben realizar para obtener alguna respuesta satisfactoria,  con respecto a la información más solicitada se planteó que son las copias certificadas de los expedientes, también el tipo de usuario que más hace uso de los servicios de esta unidad, acá sobresalieron los denunciantes y denunciados algunos de ellos de oficios varios, allí el funcionario trata de abordar la información que el usuario necesite aun sin que exista algún conocimiento por parte de ellos para realizar la solicitud de estos documentos.

Es aquí donde comienza el retraso para ser entregada las copias del expediente y en la cual el usuario siente que no es atendido debidamente por esta causa, se decide realizar una entrevista en la que puedan expresar las inquietudes e inconformidad que tienen algunos de ellos.

Resultando esta, de manera ventajosa; porque se pudo conocer muchas de las molestias causadas en ellos, ya que son usuarios que solicitan sus expedientes con  una frecuencia semanal y hasta quincenal y a la hora de ser retirados no lo obtienen por diferentes dificultades, entre las cuales le dicen; que surgieron cambios internos, otras por falta de la firma de la prefecto, y que no existen un área donde puedan obtener las copias y muchas veces tienen que esperar a que llegue una persona que labore en la misma institución quien les pueda ayudar a sacar el expediente a la calle para poder adquirir sus copias.

Motivos por los cuales, los usuarios se impacientan, mientras esperan que la solicitud que forman se efectué de manera rápida, así como también manifestaron que le gustaría que el proceso se mejore plantando otras alternativas que les pueda solventar estos problemas, bien sea colocando una persona quien también pueda otorgarle el permiso de que su expediente esté listo para su posterior uso.

De los anteriores planteamientos se deduce que de este modo se pude evitar el extravió de los documentos, ya que a la hora de ser trasladado fuera de la organización, se puede presentar ciertos problemas desfavorables que puedan perjudicar la seguridad de  dichos expedientes que son de total importancia para este ente y para el uso del usuario que hace uso del mismo.

Partiendo de los resultados obtenidos por la aplicación del instrumento ya mencionado se pudo conocer que en esta unidad existe la necesidad de realizar un programa de formación de usuarios que permita mejorar el servicio de información brindado a los mismos.

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